Cheatsheet: Sådan får du samlet bedre op på all hands town hall mødet
Alt for ofte bliver opfølgningen på virksomhedens store fællesmøder anekdotisk og halvhjertet. Her er skabelon til en systematisk og strategisk opsamling.
At samle hele virksomheden fysisk til et all hands town hall meeting er en kerneopgave for den interne kommunikationschef. Det er selve indbegrebet af god intern kommunikation: at orkestrere, samle og skabe følelsen af fælles retning i en fælles oplevelse. Sådanne møder er også en gylden mulighed for at komme tæt på topledelsen.
Et møde om virksomhedens strategi er nemlig altid højprioriteret, så her har du CEO'ens opmærksomhed og kan vise, at kommunikation gør en afgørende forskel.
Så godt så langt. Desværre halter det ofte med at få samlet systematisk op på denne vigtige interne kommunikative begivenhed. Alt for ofte bliver opsamlingen enten anekdotisk ("Det gik da godt, ikke?") eller unuanceret kvantitativ i form af en standardiseret medarbejdertilfredshedsmåling, som ikke indfanger mødespecifikke dynamikker eller identificerer konkrete handlingspunkter. Specielt halter det med at samle op på mødets handlinger.
Justin Joffe
Hvad der er synd og skam. Som Ragan så præcist udtrykker det: "Meetings are only as effective as they are actionable. The best way to ensure that talk turns into action is to document it." Det gælder alstå om at komme fra det anekdotisk til det analytisk
Kunsten er at lave en opsamling, der både:
- Destillerer de vigtigste temaer og pointer
- Dokumenterer deltagernes feedback
- Identificerer konkrete handlingspunkter
- Skaber grundlag for bedre forberedelse af næste møde
En skabelon der virker
For at hjælpe med denne opgave har Ragan heldigvis udviklet en effektiv skabelon til at samle op på et all hands town hall møde, som jeg har oversat og tilpasset til dansk kontekst. Skabelonen giver en struktureret tilgang til at dokumentere og analysere mødet, så det bliver mere end blot en begivenhed - det bliver et strategisk værktøj.
Skabelonen indeholder følgende hovedafsnit:
- Mødeoverblik: Dato, format, deltagelse og overordnet formål
- Hovedtemaer: De 3-5 mest diskuterede eller fremtrædende emner
- Nøglebudskaber: Hvilke budskaber blev formidlet, og hvordan blev de modtaget?
- Deltagerindsigter: Hvad sagde, spurgte eller kommenterede deltagerne?
- Handlingspunkter: Konkrete næste skridt med ansvarlige og tidsfrister
- Anbefalinger til næste møde: Hvad bør ændres eller fastholdes?
Justin Joffe
