Guide: Sådan laver du værdifulde town hall-møder
Af Mette Krogh, Direktør og kommunikationsrådgiver, MeAndM
Town hall-møder har potentiale til at skabe både klarhed, engagement og fælles retning i organisationer. Men det kræver en bevidst indsats at omsætte ambition til oplevelse. Her får du en praktisk guide til at løfte kvaliteten af dine town halls – fra planlægning til opfølgning.
Et godt town hall-møde er mere end en række præsentationer fra ledelsen. Det er en ramme for dialog, gennemsigtighed og fællesskab – også i hybride organisationer med medarbejdere spredt over tid og sted. Desværre ender mange town halls med at være envejs-kommunikation i stedet for fælles samtale. Det gør dem ineffektive – og i værste fald skadelige for tilliden.
Vil du lykkes med dine town hall-møder, bør du tænke dem som en redaktionel og faciliteret begivenhed. Her er fem konkrete anbefalinger til at planlægge, afholde og følge op på town halls, så de bliver en integreret del af din kommunikationsstrategi:
1. Start med hvorfor – og for hvem
Et vellykket town hall starter længe før mødet. Spørg først og fremmest: Hvad er formålet? og hvem er målgruppen?
- Er målet at dele vigtige strategiske nyheder? At skabe dialog om en ny retning? At fejre resultater?
- Hvilken gruppe skal mødet engagere – hele organisationen, en enhed, en region?
Jo skarpere du definerer mål og målgruppe, jo mere relevant og fokuseret kan indhold og format blive.
Læs også:
Timme Bisgaard Munk
2. Design agendaen med blik for både indhold og energi
Undgå den klassiske fælde med for mange talere og for lidt interaktion. Gå i stedet efter 2-3 centrale temaer, og stil spørgsmålet: Hvad skal deltagerne vide, føle og gøre bagefter?
Overvej også energikurven undervejs:
- Start med noget, der skaber nærvær eller stolthed
- Variér mellem taler, billeder, spørgsmål og interaktion
- Afslut med en klar ’call to action’ eller refleksion.
Tidsrammen bør sjældent overstige 60 minutter – og kortere er ofte endnu bedre!
3. Gør formatet til din medspiller
Fysiske town halls kan styrke fællesskab og nærvær, men kræver mere logistik. Virtuelle og hybride formater giver fleksibilitet – men kræver ekstra fokus på interaktion og teknisk kvalitet.
Tænk derfor over:
- Skal mødet streames professionelt eller blot deles via Teams?
- Skal deltagerne kunne stille spørgsmål anonymt?
- Hvilket engagementsværktøj vil du bruge – f.eks. live polls, Mentimeter, Q&A?
Det rette format understøtter formålet og inkluderer alle.
4. Skab ægte deltagelse
Et town hall skal ikke blot informere – det skal involvere. Planlæg derfor formater, der inviterer medarbejderne ind, f.eks.:
- Live Q&A med topledelsen
- Afstemninger eller word clouds undervejs
- Interviews med kolleger fra forskellige dele af organisationen
- Små refleksionsøvelser i breakout rooms eller ved bordene, afhængigt af forholdene
Det vigtigste er, at medarbejderne føler sig hørt og set.
5. Brug opfølgningen strategisk
Effekten af et town hall afhænger af, hvad der sker bagefter. Planlæg derfor en konkret opfølgning:
- Del optagelsen og præsentationen med dem, der ikke deltog
- Saml op på ubesvarede spørgsmål og besvar dem skriftligt, f.eks. på intranettet
- Klæd ledere på til at tage pointerne videre i deres teammøder. Hold evt. et ledermøde forud for town hall, så lederne ved, hvad der kommunikeres på town hall – og eftersend slides, som lederne kan bruge til deres lokale møder.
- Brug intranet, nyhedsbreve eller Viva Engage til at fortsætte samtalen.
Husk at et town hall bør ses som en del af en kommunikationskæde – ikke som en afsluttet begivenhed.
6. Hjælp ledelsen til at få succes
Et town hall inviterer ofte til, at en CEO eller andre direktionsmedlemmer er hovedpersoner. De er ikke automatisk fødte kommunikatører, så hjælp dem til at få succes med opgaven:
- Hav dialoger med dem inden omkring formål, budskaber, stil og tone – og forstå deres naturlige og autentiske måde at kommunikere på.
- Lav gode budskabspapirer og hjælpeværktøjer til dem, så de føler sig komfortable
- Tilbyd at træne med dem inden town hall
- Sæt en god facilitator / vært til at styre mødet, så ledelsen kun skal have styr på at levere deres budskaber.
Og sørg for at evaluere på hvert town hall på alt fra deltagelse, engagement, talspersons-performance og besvarelse af spørgsmål.
Town hall-mødet som kulturbygger
Et stærkt town hall er ikke blot et velproduceret møde. Det er en investering i den interne kultur. Det kræver planlægning, facilitatorskab og mod til at invitere til ægte dialog. Men gevinsten er stor: Når town halls lykkes, skaber de fælles retning, styrker tillid og bringer ledelse og medarbejdere tættere på hinanden.
Idékatalog: 7 måder at aktivere medarbejderne på
- Live Q&A
- Afstemninger/polls
- Chat & emoji-feedback
- Udvælg spørgsmål
- Videoindslag
- Paneldiskussioner
- Icebreakers
- Interviews
- Foreslå temaer til næste møde
Læs også:
Timme Bisgaard Munk
